A megkérdezett rendezvényszervező szakemberek 74 százaléka optimista az ágazat helyzetét illetően, bár ez az adat kissé elmarad a 2023-as várakozásoktól – derül ki az American Express Global Business Travel (Amex GBT) Meetings & Events 2025-re szóló előrejelzéséből, melyből a Magyarországi Rendezvényszervezők és -szolgáltatók Szövetsége készített magyar nyelvű kivonatot. A kutatásba több mint 500 szakembert vontak be világszerte. A válaszadók továbbra is úgy gondolják, hogy a belső céges találkozók maradnak a leggyakoribb események 2025-ben is. A szakemberek szerint ezeknek a találkozóknak közel felét szállodákban tartják, 34 százalékuk esetében utaznak egy másik városba, és az események 35 százalékában biztosítanak a résztvevők számára olyan társasági programot, amely segíti a kapcsolatépítést.
Személyes emberi kapcsolódások mindenek felett
A 2025-ös előrejelzés szilárd növekedést jelez a rendezvényszervező ágazat számára: a találkozókra szánt kiadások növekednek, a rendezvényszervező szakemberek kétharmada optimista a növekvő költségek és a folyamatos munkaerőhiány ellenére is. A szakemberek 66 százaléka vár büdzsénövekedést, aminek köszönhetően üzleti prioritásaik széles körét tudják finanszírozni. 2025-ben is a személyes találkozók jelentik az első számú választást. Bár a rendezvények bármilyen formája megfér a palettán, a felmérésben részt vevők szerint a legnagyobb kereslet továbbra is a jelenléti rendezvények iránt várható a hibrid és virtuális rendezvényekkel szemben. A válaszadók 59 százaléka kizárólag jelenléti rendezvényekben gondolkodik.
Fontos a technológia
A technikai fejlődés jelentős átalakulást hoz a rendezvényszervezés területén: növeli a hatékonyságot és lehetővé teszi a szakemberek számára, hogy kreatívabb és emlékezetesebb élményeket nyújtsanak a résztvevőknek. Az adatok és beszerzések központosítása révén a technika elősegíti a jobb tárgyalási pozíciók kialakítását és az adminisztratív feladatok automatizálását. Az új technológiák, mint a virtuális valóság és a hologramok, új dimenziókat adnak a rendezvényekhez, gazdagítva a résztvevők élményeit. Fontos azonban, hogy a különböző technológiai platformokat integrálják, mivel a széttagolt rendszerek növelhetik a költségeket és csökkenthetik a hatékonyságot. A mesterséges intelligencia kiemelt szerepet kap a rendezvényszervezésben, különösen a résztvevői élmény fokozásában. Lehetőséget nyújt a személyre szabott élmények létrehozására, de a digitális megoldások által generált adatok integrációja továbbra is kihívást jelent.
Összességében a technológia lehetővé teszi a rendezvényszervezők számára, hogy hatékonyabban dolgozzanak, és gazdagabb, személyre szabottabb élményeket nyújtsanak a résztvevőknek, miközben fontos a különböző technológiai megoldások integrációjára és az adatok konszolidálására összpontosítani a maximális előnyök elérése érdekében.
Tegyük emlékezetessé rendezvényeinket
A résztvevők bevonása, a hosszan tartó hatást kiváltó élmények nyújtása a sikeres rendezvények kulcsa. Ennek érdekében a rendezvényszervezőknek először is meg kell ismerniük a résztvevők személyiségtípusait. Ez az információ ma már nélkülözhetetlen a közönség igényeihez szabott élmények létrehozásához. A rendezvények tartalmának és programjának a minősége és relevanciája kiemelt fontosságú. A résztvevők olyan értékes és használható tudást szeretnének magukkal vinni, ami gazdagítja szakmai életüket.
A fizikai környezet jelentős szerepet játszik a résztvevők élményének formálásában. A jól megválasztott helyszín javíthatja az esemény megítélését, és kedvező légkört biztosíthat a kapcsolatépítéshez és a tanuláshoz. Az esemény helyszínét biztosító desztináció tovább fokozhatja a rendezvény vonzerejét, amennyiben olyan egyedi környezetet nyújt, ami hozzájárul a kellemes élményhez, és összességében is a rendezvény kedvező megítéléséhez.
Mit kezdjünk a fenntarthatóság kérdésével?
A fenntarthatóság, sokszínűség, esélyegyenlőség és befogadás (DE&I) alapvető szempontjai a professzionális rendezvényszervezésnek. A legtöbb szervezet már rendelkezik konkrét fenntarthatósági tervekkel, azonban a költségvetési korlátok és növekvő költségek akadályozhatják az elvárások megvalósítását. A találkozók és rendezvények kulcsfontosságú szerepet töltenek be a vállalat értékeinek bemutatásában. A mai célközönség prioritásként kezeli a fenntarthatóságot és akár az olyan kézenfekvő ügyek is, mint az élelmiszerpazarlás, vagy az eldobható műanyagok használata, negatívan befolyásolhatják a megítélést. Ha rendezvényeink megfelelően tükrözik a cégünk által képviselt értékeket, és beépítjük a fenntarthatóság, a DE&I és a jóllét szempontjait, szélesíthetjük ügyfélkörünket, fokozhatjuk a vállalatunk iránti elkötelezettséget, és erősíthetjük márkánk identitását.
A rendezvényszervező szakemberek több mint fele (54%) egyetért azzal, hogy a fenntarthatóság rendkívül, vagy nagyon fontos. A legtöbb cég meghatározta fenntarthatósági céljait a széndioxid-kibocsátás csökkentése érdekében, ami arra utal, hogy a fenntarthatósági szempontok követése már a szokásos üzleti gyakorlat része, nem új prioritás. A rendezvényszervezők közel fele vezetett be fenntartható rendezvényszervezési politikát. A felmérés azt mutatja, hogy előrelépést sikerült elérni a fenntarthatósági tervek megvalósításában, és a DE&I gyakorlatok, a hulladékgazdálkodás, valamint a fenntartható étel- és italválaszték mind szerepelnek az eszköztárban.
Gyakori kihívást jelent olyan beszállítókat és helyszíneket találni, amelyek támogatni tudják a rendezvényszervezők fenntarthatósági céljait. 35 százalék említette a megfelelő fenntarthatósági tanúsítvánnyal rendelkező, vagy fenntarthatósági gyakorlatokat alkalmazó helyszínek megtalálásával kapcsolatos nehézségeket. A hulladék minimalizálása és a karbonlábnyom számítás is gondot jelent még a válaszadók 30 százaléka esetében. Nehézség lehet a kevés közlekedéssel elérhető helyszínek kiválasztása is, de a költségvetési korlátok is akadályozhatják a fenntartható rendezvényszervezést. A felmérésben részt vevők 26 százaléka a szükséges tudás és tapasztalat hiányát hozta fel, de sok esetben gondot jelent még a fenntartható étel- és italválaszték kínálása is.
A jelentés teljes anyaga itt érhető el, a magyar nyelvű kivonat innen tölthető le.
Kiemelt kép: Adobe Stock
