A Forrester Research elemzései szerint az e-mailekben elhelyezett csatolásokra, reklámüzenetekre átlagosan a címzettek 18 százaléka reagál, ami összevetve a bannerek 0,65 százalékos átkattintási arányával meglehetősen jó eredménynek mondható. S ha az e-mailek tolakodó, push jellegét mérsékeljük (erre egyébként a 2001. évi CVIII. tv. kötelezi is a vállalatokat), mondjuk egy opt-in rendszerben működő, meghatározott időszakonként rendszeresen küldött vállalati hírlevéllel, a válaszadási arány tovább növekszik, ami egyaránt hozzájárulhat bevételeink növeléséhez, ügyfélkapcsolatunk építéséhez, a lojalitás megteremtéséhez.
Professzionális vállalati hírlevél és ügyféllista birtokába leginkább az alábbi, know-how jellegű tanácsok megfogadása révén juthatunk.
A gyártás munkafolyamatai:
• listaépítés
• szerkesztés, formázás
• küldés
Listaépítés
Az ügyféladatbázis felépítése meglehetősen nehéz és időigényes feladat. Általában a vállalati honlap valamely oldalának HTML kódjában szereplő form nyújt lehetőséget oldalaink látogatóinak a feliratkozásra. A formokat érdemes honlapunk minden oldalára jól látható, lehetőleg a honlap felső részébe helyezni, s ha módunk van rá más honlapokon (pl. webmail rendszerekben) is jelenjünk meg.
Az opt-in jelentkezés másik módja, ha egy nagyobb, például regisztrációs form elemeként egy checkbox-ot helyezünk el, aminek megjelölésével a külön hírlevél regisztráció elkerülhető. Fontos, hogy a boxot hagyjuk üresen, mivel sokan csak sietve átfutnak a regisztrációs oldalakon, s később mikor levelet kapnak tőlünk könnyen spam-nek titulálhatják a dolgot. Ezzel pedig többet ártunk, mint használunk magunknak. Az alapértelmezetten beikszelt checkbox tehát nem minősül opt-in módszernek, ezért ellentétes is az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény rendelkezéseivel!
Gyorsabb tempóban is építhetjük hírlevél adatbázisunkat, ha a weben összegyűjtünk minden hozzáférhető e-mail címet, s ezeket automatikusan listánkhoz adjuk. Ez azonban szintén a nem javasolt spam kategóriába tartozik, s a fent említett jogszabály pénzbüntetéssel is szankcionálhatja. A jelenlegi hazai gyakorlatban azonban még számos esetben találkozhatunk tömegszerűen küldött kéretlen elektronikus levelekkel.
Érdemesebb inkább listát vásárolni egy erre specializálódott cégtől, s ha lehet célcsoportunknak megfelelő, targetált listát szemeljünk ki, s győződjünk meg arról is vajon opt-in listagyűjtővel állunk-e szemben!
Ha a listánk már szép kövérre duzzadt elkezdhetjük az érdemi munkát, a hírlevél megszerkesztését.
Szerkesztés, formázás
Noha egy hírlevél tartalma és stílusa nagyban függ a célcsoport összetételétől, néhány hüvelykujjszabály ezen a területen is létezik.
A tartalmat illetően a legfontosabb a címzettek figyelmének felkeltése és megtartása. A Jupiter elemzői szerint a hírlevél olvasók mindössze 15 százaléka rágja át magát a teljes szövegen, legtöbben csak a bevezető sorokat futják át, s ha érdekes információra akadnak, elolvassák a teljes hírt. Ezért fontos a megragadó címsorok, fejlécek és bevezetők írása, amire leginkább egy profi copywriter képes.
Fontos, hogy úgy írjunk közönségünknek, hogy eredeti célunkat mindvégig fejben tartjuk, azaz a tájékoztatás mellett mögöttes törekvésünk az olvasók honlapunkra csalogatása, érdeklődésük felkeltése később piacra kerülő termékeink iránt, speciális akciók, lehetőségek propagálása stb. Az olvasókkal történő kapcsolat kialakításának jó eszköze, ha olyan információk is vannak a hírlevél szövegében, amelyek máshol (pl. honlapunkon) nem érhetők el.
Megszívlelendő apróságok továbbá a leiratkozással vagy éppen feliratkozással (ha például egy ismerősünk továbbította számunkra a hírlevelet) kapcsolatos információk, valamint a szövegek nyelvhelyességének alapos vizsgálata.
A stílus tekintetében törekedjünk a rövid, tömör kifejezésmódra, ne akarjunk regényeket belepréselni küldeményünkbe. Írásmódunk alkalmazkodjon célcsoportunk igényeihez, szokásaihoz, az olvashatóságot, átláthatóságot könnyítsük meg rövid bevezető tartalomjegyzékkel a hírlevél elején.
Hírlevelünket készítsük el HTML és szövegformátumban is A HTML alapú hírlevelek nagyobb vonzerőt képviselnek, felszerelhetők képi, rich media elemekkel, s szerencsére egyre több levelezőprogram képes ilyen levelek fogadására.
Szövegformátumú hírlevél esetén legyünk tekintettel a sorok hosszára, egyes levelezőprogramok csak 80 karaktert tudnak megjeleníteni soronként.
A hírlevél formázására nincs általános szabály, cselekedjünk célcsoportunk függvényében, vagy használjunk ingyenes template-eket.
Küldés
A küldésnél legfontosabb a rendszeresség, s a túlzott gyakoriság elkerülése. Szoktassuk hozzá olvasóinkat a heti, kétheti vagy havi rendszerességű hírlevél olvasáshoz, s következetesen tartsunk ki eredeti koncepciónk mellett.
Hírlevelünket kétféle módon juttathatjuk el címzettjeink postaládájába: használhatunk manuális megoldást vagy hírlevél küldő szoftvert. A manuális módszer meglehetősen kőkorszakinak tűnik automatizált világunkban, de kisebb taglétszámú hírlevelek esetében kivitelezhető. Használjuk a blind copy mezőt, hogy olvasóink elől elrejtsük egymás kilétét. Ahogy hírlevelünk listája növekedni kezd, vagy a fel és leiratkozások kezelhetetlenné válnak, térjünk át a program alapú megoldásra.
A hírlevél küldő szoftver nem csak leveleink automatikus küldését teszi lehetővé, hanem sokoldalú visszacsatolási mechanizmusra is lehetőséget nyújt. Tájékoztat minket az egyes cikkek, hírek olvasottságáról, fel és leiratkozási számadatokról még hírlevelünk egyes példányainak továbbküldéséről is (amikor a lista egyik tagja továbbítja levelünket ismerőse, barátja számára). Sok szoftver grafikus felülettel is rendelkezik, ami megkönnyíti a riportok készítését, trendek elemzését.
A fenti szabályok betartásával tehát szert tehetünk ideális hírlevelekre, s listánk gyors növekedését is biztosíthatjuk. Ne feledjük azonban: egy bizonyos listaméret elérése után a feladatot outsourcolni kell!
