Hatalmas iroda, csapatnyi nyakkendős fiatalember, fülükön headset, rohangálnak. Mindez nem egy tokiói brókerirodában, hanem egy amerikai cég budapesti központjában zajlik. Az értékesítők európai nagyvárosokban szervezett, több ezer eurós konferenciákat árulnak álnéven, kizárólag telefonon. Naponta négy órát kötelezően állva kell telefonálniuk, a cég szerint így hatékonyabban lehet érvelni.

A konferenciaszervezés nemzetközi és hazai szinten egyaránt nagy hasznot hozó üzletág. Mindez Magyarországon is így van. Az utóbbi néhány évben egyre több cég kezdett szakmai rendezvényeket szervezni. Ez a résztvevők oldaláról elvileg jó, hiszen a szélesebb választék általában kedvező a felhasználónak. Más kérdés, hogy a felhígult konferenciapiac sok kevéssé hasznos rendezvényt is produkál, ami rövid távon meglehetősen szkeptikussá teszi a potenciális látogatókat. Ezenfelül megfigyelhető az is, hogy a szervezők nagyobb energiát szánnak az eseményeket népszerűsítő marketingmunkára.

A legtöbb szervező arra törekszik, hogy a rendezvénye kapcsolatépítés és szakmai továbbképzés szempontjából hasznos legyen, emellett a résztvevők szórakozási igényeit is kielégítse. Persze a három dolog szinte soha nincs egyenlő arányban jelen egy rendezvényen. Ha egy esemény egyik vagy másik szerepet betölti, azzal már sikeres is lehet. Abban minden, általunk megkérdezett konferenciaszervező egyetértett, hogy a konferenciák fő mozgatója a szakmai kapcsolatépítés, ezt csak kiegészítheti a továbbképző jelleg és a szórakoztatás.

Az előadótermen túl
„Minden konferencia lényege a kávészünet” – idézte a konferenciaszervezői bölcsességet Bálint Viktor, a Figyelő-konferenciákat jegyző Sanoma kiadó lapigazgatója.

A konferenciák alapvető eleme, hogy az adott területen fontosnak számító emberek legyenek jelen, mert ez a garancia arra, hogy „mezei” résztvevők is nagyobb számban eljöjjenek. Az persze csak a helyszínen derül ki, hogy kik vannak ott, éppen ezért a régi, bejáratott rendezvények előnyös helyzetből indulnak. Ha a résztvevő pontosan tudja, mire és kikre számíthat, nagyobb eséllyel veszi meg a belépőt.

A médiaszakmában dolgozók döntő többségének például alig kell magyarázni, hogy mi is a Média Hungary konferencia, többek között ennek köszönhető, hogy évek óta több mint ezren vannak a rendezvényen. Csermely Ákos, a Média Hungaryn kívül az Internet Hungaryt és a Kamera Hungária rendezvényt is szervező Média Hungária cég vezetője szerint is a kapcsolatépítés az egyik legfontosabb vonzerő a konferenciák esetében. „A konferencia egy találkozási pont, lobbiterület, ahová nagyon sokan nemcsak az előadások miatt jönnek el, hanem azért is, mert itt kapcsolatot teremthetnek olyan emberekkel, akiknek az irodájába az életben nem jutnának be” – fogalmazott Csermely.

A korábban televíziósként számtalan pozícióban dolgozó, jelenlévő szakember 1996-ban azért szervezte meg az első Média Hungaryt Tihanyban, hogy megvilágítsák a médiatörvény homályos pontjait. „Az idén tizenkét éves rendezvénynek sokan próbáltak már konkurenciát teremteni, de ezeknek – a jelek szerint – nem sikerült megingatniuk rendezvényünk sikerét” – mondta Csermely Ákos.

A régóta rendszeresen megtartott konferenciáknak a kiszámítható közönség mellett nagy előnyük a programozhatóság, tehát a közönség már előre tudja, hogy az év melyik szakaszában lesz az esemény, és ehhez igazítja a programját. Ezek a rendezvények alapvetően a márkaépítésben bíznak, a nagy konferenciamárkák pedig ugyanolyan megbízhatóan termelik a bevételt, mint a jól bejáratott médiumok vagy más kereskedelmi termékek.

Az orvosi szakmában jellemzően sok konferenciát szerveznek. Ennek az az oka, hogy az orvosoknak a szakmai előléptetésekhez muszáj felmutatniuk bizonyos mennyiségű konferencia-részvételt. Orvosi konferenciák szervezésével – a gyógyszergyárak, az orvostársaságok, egyesületek és egyetemek mellett – a Magyar Orvostársaságok és Egyesületek Szövetsége (MOTESZ) is foglalkozik, amely erre a célra felállította külön kongresszusi és utazási irodáját.

Szalma Márta, a MOTESZ ügyvezető igazgatója amellett, hogy meghatározónak tartja a rendezvények tudományos programját és a helyszínt, döntőnek ítéli a kiegészítő társasági programokat, a találkozási lehetőségeket is. „Sok esetben az orvosfeleségnek is döntő szava van abban, hogy az amúgy sokat utazó férj melyik kongresszust választja. Lényeges, hogy a kísérőknek is csábító programokat kínáljunk” – említett egy újabb szempontot Szalma Márta.

Egy nagyhal
Nem csupán a rendezvények márkaépítésére, hanem a konferenciaszervező cég nevének ismertségére is koncentrál a konferenciapiac egyik legnagyobb szereplője, a Magyarországon 2000-től tevékenykedő Institute for International Research (IIR). A cég évente százhetven eseményt szervez a bankszakemberektől kezdve az energia- és a telekommunikációs szektor képviselőin át a gyógyszerészekig számos szakmának. „Rendezvényeink mintegy 95 százaléka megvalósul, döntő többségük üzletileg és szakmailag is sikeres, amely a részletes és széles körű piackutatásnak és szakmai igényfelmérésnek köszönhető” – nyilatkozta Szathmáry Melinda, az IIR pr- és kommunikációs vezetője.

A konferenciaszervezők egyöntetű álláspontja szerint az utóbbi időben érzékelhető, hogy a résztvevők türelmetlenebbek a szakmai eseményekkel kapcsolatban. Szakmától függően, de általában évente maximum egyszer-kétszer hajlandóak vidékre menni több napra, emellett pedig a rövidebb rendezvényeket preferálják. „A konferenciák rövidebbek lettek, sokszor egy üzleti reggelivé zsugorodtak, és földrajzilag is közelebb hozták őket a fővároshoz” – vázolta az elmúlt időszak tendenciáit Bálint Viktor. Balás Vera, a Magyar Turizmus Rt. kongresszusi irodájának vezető termékmenedzsere mindezek mellett az innovációt tartja az egyik legfontosabb trendnek: „Valami újítás kell, új téma, találmány, felfedezés, amivel még vonzóbbá lehet tenni egy konferenciát” – fogalmazott.

A konferenciák szakmai haszna nem kétséges, átalakulóban van azonban a felhasználás módja. Ha szakmai fejlődésről beszélünk, akkor rövid és tömör tartalmat várnak a résztvevők, ha azonban konkrét üzleti sikereket hozó kapcsolatépítés is várható egy eseménytől, akkor akár messzebbre és hosszabb időre is hajlandóak kimozdulni.

Ami egy jó konferenciához nélkülözhetetlen
Pontosan meghatározott célcsoport Releváns téma Kidolgozott forgatókönyv Jó helyszín Versenyképes árak Csábító kiegészítő program Találkozási lehetőség üzleti partnerekkel Sajtókapcsolatok Felkészült technikai személyzet Utógondozás

A konferenciaszervezőre leselkedő veszélyek
Rossz kalkuláció a résztvevők számát illetően Nem megfelelő előadók Rossz időpont Ütközés másik eseménnyel Az eredetiség hiánya

A sikeres toborzás fortélyai

Kiindulópontként vegyünk egy jó adatbázist. Ennek alapján a leghatékonyabb eszköz a nyomtatott (később az elektronikus) dm, emellett lehet közterületen, szaksajtóban vagy rádióban hirdetni. A tapasztalatok azt mutatják, hogy egy meghatározott résztvevői létszám eléréséhez általában hozzávetőlegesen tízszer annyi célzott dm-anyagot kell kiküldeni.
Ezzel párhuzamosan futhat – nemcsak hagyományos marketingkommunikációs eszközökkel, hanem gerilla-, vagy más víruselemekkel egy imidzskampány, ami trendivé teszi a konferenciát. Igen fontos a profi weboldal, ahol étvágygerjesztőként felsorolják a tervezett témákat, a prominens előadókat és meghívottakat. Újabban tendencia, hogy a szervezők hírességeket hívnak műsorvezetőnek vagy akár előadónak.

Források és költségek

A kongresszusi költségek általában két fő részből állnak: a fix kiadásokból (terembér, technikai költségek, tolmácsgép, nyomdaköltség stb.), amelyek a résztvevők számától függetlenek, illetve a változó költségekből (catering, transzfer, kitűző stb.), amelyeknél számít a résztvevőszám.
Egy konferenciának két bevételi forrása lehet: a részvételi díj és a szponzori (és kiállítási) hozzájárulások. Bár természetesen ez szektoronként változik, de iparági forrásaink szerint általánosságban elmondható, hogy a bevételek 60-70 százaléka folyik be a részvételi díjakból, a többit szponzori támogatásokból kell fedezni.