Welcome-pezsgő, lazacos szendvics, töltött káposzta, somlói galuska, közepes színvonalú szórakoztató program, protokollbeszélgetés, ajándékpóló. Néhány éve már szinte biztosan ezt kapja, aki egy átlagos céges ügyfélpartira látogat. A megrendelők többsége továbbra is a hagyományos, már sokszor bevált produkciókra tart igényt. A különbség legtöbbször mindössze annyi, hogy kalóznak, reneszánsz udvarhölgynek, utcalánynak vagy színpadi háttérmunkásnak vannak beöltöztetve a feszengő hoszteszek. Ugyanakkor egyre többen ismerik fel, hogy ez önmagában nem elég, és az olyan cégek száma is nő, amelyek egyszerűen nem akarnak az ügyfelek puszta etetésére milliókat költeni.

Az elmúlt tíz évben az ügyfélpartik közönsége nagyjából kiismerte a szervezők és lebonyolító ügynökségek kínálatát, így nem csoda, ha egyre nehezebb elérni, hogy a meghívott potenciális és meglévő ügyfelek valóban el is menjenek a közös estére, ahova meghívták őket. A változó igényeket a megrendelői oldal is dekódolta: míg három-négy éve még gyakoriak voltak a több száz fős megapartik, addig ma már egyre kevesebb nagyszabású rendezvényt szerveznek, a kisebb költségvetésű bulikat pedig kreatívötletekkel próbálják felturbózni.

Ez persze kényszer is, hiszen kevés cég engedhet meg magának egy valóban nagy költségvetésű, több tíz millió forintos, „kompromisszummentes” rendezvényt. Halász Domokos, az Extreme rendezvényügynökség vezetője szerint tíz hozzájuk érkező megrendelésből átlagosan kettő sorolható a toprendezvények kategóriájába. Ezt a tendeciát támasztja alá a Promo Direkt marketing és piackutató cég év eleji, 3200 cégnél végzett felmérése is. A költségvetést vizsgáló kérdésekre a cégek 57 százaléka válaszolt: ebből 41 százalék csak kisebb összeggel – kevesebb, mint 500 ezer forint – gazdálkodott, 45 százalék tartozik a középmezőnybe – 500 ezer és ötmillió forint közötti költéssel – és 13 százalékuk, 135 vállalat került a felső szegmensbe. Ez utóbbiak ötmillió forintnál magasabb rendezvényszervezési büdzsével rendelkeztek.

Ötlet, elegancia, aktivitás
A költséges eleganciát gyakran kreativitással pótolják. Így egy gálavacsora asztalán pompás dizájn helyett izgalmasabb lehet például a termék reklámjához is illő graffitis flakon, ahogy ez az Opel tavalyi C’mon Corsa kampánybevezető partiján történt. A vacsorákat gyakran váltják fel az extrém programok, mint például egy terepjáróteszt. Gyakori megoldás egy színházi előadás kibérlése, vagy egy Valentinnapi filmvetítés sminkszolgáltatásokkal, esetleg egy éjszakai Van Gogh tárlatlátogatás. A Promo Direkt felmérése szerint a nem hagyományos produkciók közül népszerűek a modern akrobaták, a kaszkadőrök, a mazsorett táncosok vagy éppen a mixershow, a csokiszökőkút, a középkori kocsma és a tűzijáték. Új trend, hogy a cégek mostanában már arra törekednek, hogy valamilyen akcióhoz vagy termékhez kössék a partit, hiszen az egyre csökkenő büdzséből – ha már áldoznak – konkrét hasznot is várnak. A megkérdezett ügynökségi szakemberek úgy látják, a célzottabb és hatékonyabb elérés mellett a cégek általában olyan programokat kérnek a rendezvényszervezőktől, amelyek a meghívottakat a szemlélődő pozícióból aktív résztvevővé emelik át.

A Volswagen Touareg terepjáró januárban megrendezett bevezető partiján az aktivizálás már a meghívásnál annyira jól sikerült, hogy Pichovszky Domonkosnak, a rendezvényt szervező Createam ügyfélkapcsolati igazgatójának elmondása szerint húsz százalékkal többen jelentek meg a regisztráció alapján vártnál. Ebben Pichovszky szerint nagy szerepet játszott a rendezvény kreatívkoncepciója, vagyis hogy a Syma központban felépített közel százméteres extrém rámparendszeren a Volkswagen legújabb luxusterepjárójával Vigassy Ádám profi raliversenyző bemutatója után bárki kipróbálhatta magát. A programot – a Párizs-Dakar rali apropóján – sivatagi környezetbe helyezték, így vízipipa, hastáncosnő, arab ételek és keleti zene adta a körítést.

Az általunk megkérdezett szakértők szerint szintén az utóbbi évek tapasztalata, hogy a résztvevők kifejezetten értékelik, ha a program illeszkedik a cég imázsához. A T-Online egy hajóra szervezett partiján például a Kistehén zenekar volt az egyik fellépő. „Az együttes alapvetően az interneten keresztül vált ismertté” – magyarázta az elsőre talán nem teljesen evidens, de – úgy tűnik – a meghívottak által mégis csak díjazott koncepciót Glázer Szilvia, a rendezvényt szervező Humán Telex integrált kommunikációs ügynökség pr-igazgatója.

A legfontosabb mégis, hogy a rendezvény elérje a konkrét célját. A Ragazzart ügynökség márciusban egy Honfoglalás nevű, kétnapos rendezvényt szervezett egy kiemelt ügyfelének. „A rendezvény célja az volt, hogy a két vállalat munkatársai megismerjék a stratégiát és egymást, hogy hatékonyan tudjanak együtt dolgozni a jövőben” – fogalmazott Szabó Hédi, a Ragazzart ügyvezető igazgatója. A meghívottak már a szállodai szobájukat is csak különféle feladatok megoldásán keresztül foglalhatták el. A napközbeni konferencián a résztvevők honfoglalás-korabeli jelmezekben vitatták meg a szakmai kérdéseket. „A délutáni törzsi zászlókészítéssel és zsákmányszerző portyázással feldobott csapatépítőt az esti parti követte, ahol a programot és az ételeket is a honfoglalás időszakához próbáltuk kapcsolni” – mesélte Szabó Hédi.

Kell a lagzi is
„Bizalom” – ezt a kulcsszót adta meg az OTP Bank a januári, több ezer főt megmozgató ügyfélpartijához a rendezvényt szervező Café Melange ügynökségnek. „Ebből lett egy látványos, egyedi, ugyanakkor szórakoztató kétnapos hétvégi buli, a „Bizalom Park” a Millenárison, ami a nagyközönségnek, azaz az OTP szempontjából az ügyfeleknek szólt” – mesélte Máriás Patrick, a Café Melange ügyvezető igazgatója. A nyilvános és ingyenes parti programjával leginkább a fiatalabb közönséget célozták meg. „Tízezernél is több látogató próbálta ki a bizalommal kapcsolatos játékokat és programokat” – tette hozzá Máriás.

A nagy multinacionális cégek mellett alighanem a változatos ügyfélkörrel rendelkező reklámajándék-forgalmazó cégek tartják magukat leginkább a nagy ügyfélpartikhoz. A Golding reklámajándék- gyártó cég a kisebb rendezvények mellett minden ötödik születésnapjára óriási partit szervez. A 2001-es tizedik évfordulót például nem kevesebb mint egy héten keresztül ünnepelték a cég épületében. „Mindennap a szokásosnál korábban, már kettő körül befejeztük a munkát, és megnyitottuk az ajtókat az ügyfelek előtt” – mesélte a többnapos sátoros lagzikra emlékeztető esemény menetrendjét Váradi Éva, a cég kommunikációs vezetője. Az egyhetes rendezvény alatt az irodák kaszinóvá, étteremmé alakultak át, ahol a cég ajándéktárgyait lehetett megnyerni. Az eseménysorozat összességében nagyjából ezer embert mozgatott meg.

Több ezer főt csábított a Vasúttörténeti Parkba a Golding tavaly tavaszi tizenöt éves születésnapi partija is. A szervezők mindezt a minőségi programmal magyarázták. A profi bulit a gagyitól többek között az különbözteti meg, ha különleges vendéget sikerül meghívni. „Biztos vagyok benne, hogy nálunk óriási vonzerőt jelentett a Republic együttes koncertje, ami nemhogy céges partikon, de egyébként is ritkaság” – fogalmazott Váradi Éva.

Ki jön el?
A szervezők sokszor nem veszik tudomásul, hogy a céges partik talán legfontosabb része a meghívó. Hiába a kreatív helyszín, a roskadozó ételbár, ha a meghívottak nem mennek el. A meghívón különösen nagy hangsúly van a zsúfoltabb szezonban, leginkább az év végén.

„Nem ritka, hogy a meghívottaknak közel harmada nem jelenik meg” – mondta Pichovszky, ami nyilván nem teszi igazán hatékonnyá a rendezvényt, hiszen a cateringért például az előre kalkulált résztvevőszám után kell fizetni.

A hatékony meghívónak több trükkje is van. Alap a protokoll betartása, ami szerint a rendezvény előtt tíz munkanappal meg kell érkeznie a meghívónak, amit akár többszöri telefonos egyeztetés is követ. Urbán Zsolt, a Hazay-Decker ügynökség ügyvezetője szerint mindenképpen hétköznap érdemes ügyfélpartit szervezni, mert az emberek többsége a hétvégéjét még jó program esetén sem szívesen áldozza fel.

Glázer Szilvia is osztja azt az álláspontot, hogy egyre komolyabb munkát kell fektetni a meghívottak elcsábításába, és a siker szempontjából nem feltétlenül a program a döntő tényező. Glázer szerint számít az is, hogy milyen kapcsolatban van a meghívó és a meghívott, például ha valaki a legközelebbi ügyfeleinek, például a szűkkörű, viszonteladói hálózatának szervez eseményt, többnyire sok résztvevőre lehet számítani, ugyanakkor egy szélesebb vevői körnél ez már nem jellemző.

Az az idő tehát már rég elmúlt, amikor egy beígért vacsorával, ingyenes koktélbárral tömegeket lehetett egy rendezvényre csábítani, de a pusztán speciálisra alakított helyszín, a beöltöztetett hosztesz sem elegendő. Ahogy a kommunikáció más területén, a rendezvényeknél is jellemző, hogy a meghívottak igényesebbek a célzott üzenetekre. Akkor hajlandóak lemondani a drága szabadidejükről, ha konkrét üzleti hasznot remélhetnek a részvételtől, vagy olyan szórakozást kapnak, amire egyébként akár pénzt is áldoznának.

Ügyfélpartik
Tömegrendezvények helyett specializált, interaktív rendezvények. Nem elég az átlagos fogadás. Különleges helyszínre szívesen megy a közönség. Időben küldjük ki a meghívókat! Fontos a jó időzítés.

Helyszínkeresés

A Kreatív által megkérdezett rendezvényszervezők alapvetően egyetértenek abban, hogy nincs jó helyszín koncepció nélkül és nincs jó koncepció jó helyszín nélkül, mégis felsoroltak néhányat a legunalmasabb és a legizgalmasabb lehetséges helyszínek közül egy 500-700 fős rendezvényhez:

Legunalmasabb helyszínek: szálloda, rendezvényterem, múzeum, hajó. Például: Hungexpo/BNV, Kongresszusi központ, Mariott Bálterem, Petőfi Csarnok, Vigadó

Legizgalmasabb helyszínek: hangár, gyártelep, reptér, szabad terek. Például: Syma, Aréna, Repülőtéri hangárok, Lóversenypálya, Vasúttörténeti Park