hirdetés
hirdetés
hirdetés

A meghívás művészete

BTL-eszközökről elméletben, gyakorlatban, 1.

Az utóbbi időben a marketingen belül egyre népszerűbbé váló rendezvényszervezés túlkínálatot teremtett a szakmai konferenciák piacán. A gyakori megkeresések miatt sokkal nehezebb rávenni a döntéshozókat a kimozdulásra. A Kreatív és a Bell Telemarketing BTL-eszközöket és gyakorlati hasznukat bemutató sorozatának első részében a meghívás, illetve a meghívó jelentőségével foglalkoztunk.
hirdetés
Egy átlagos vállalati szférában dolgozó döntéshozó életében nem telik el hét anélkül, hogy ne kapna meghívót valamilyen szakmai rendezvényre. Ebben a túlkínálatban fontos szerepet kap a meghívási folyamat, hiszen itt dől el, hogy hányan vesznek részt rendezvényünkön.

Egy szakmai rendezvény megszervezésekor a meghívási részt gyakran csupán kiegészítő elemnek tartjuk, így előfordulhat, hogy nem azok vagy nem annyian jönnek el a rendezvényre, mint akikre, vagy amenynyire számítottunk. Egy jól megtervezett és kivitelezett kommunikáció megoldás lehet a problémára.

Mint minden kampány megtervezésekor, ebben az esetben is első körben a célcsoport meghatározása a legfontosabb. Nem árt az elején eldönteni, hogy a célcsoporthoz igazítjuk a programot vagy csak a program összeállítása után készítjük el a meghívottak listáját. Természetesen célszerűbb a témát igazítani a közönség érdeklődési köréhez, hiszen programváltozás esetén egyszerűbb új előadót hívni, mint újabb potenciális látogatókat generálni. További hasznos tanács, hogy ugyanattól a cégtől érdemes több személyt meghívni, mert így nagyobb esély van arra, hogy az üzenet eljut a kívánt helyre.

„A konferenciának természetesen lesznek olyan résztvevői, akik nem a hallgatóságot képviselik, hanem zsűritagságuk, vagy előadásuk révén kiemelt szerepet kapnak. Ők különleges bánásmódot érdemelnek. Ha a meghívás egyébként nem személyre szabott módon történik, az ő számukra akkor is one-to-one kommunikációt kell alkalmazni” – mondta Horváth Odett, a Bell Telemarketing ügyfélkapcsolati igazgatója. A célcsoport meghatározása után a legfontosabb mozzanat a kreatív meghívó elkészítése, amelyre biztos recept nincs. A lényeg, hogy sikerüljön felkelteni a célcsoport érdeklődését. Célszerű a mechanizmust úgy kidolgozni, hogy minden interaktív kommunikációs csatornát alkalmazzunk, ezzel is növelve a visszajelzési arányt. Mivel a konferenciák közönsége általában meglehetősen szűk, a javasolt kommunikációban a BTL-eszközök dominálnak, bár esetlegesen ATL-eszközök is szóba jöhetnek. Fontos a médiumnak megfelelő verbális és nonverbális jelrendszer használata, és az sem mellékes, hogy a meghívón mindig szerepeljen a rendezvény fő motívuma, logója.

Mint minden BTL-akciónak, a rendezvénymeghívásnak is a megfelelő adatbázis-összeállítás az alapja, amit érdemes arra szakosodott cégek bevonásával végezni. Tapasztalt szakértők szerint ezután érdemes az adatbázist egy telefonos lekérdezéssel egyeztetni.

A meghívás sikerességét tovább erősíti az úgynevezett „teaser” megoldások alkalmazása, amely a konkrét információközlés előtt, valamilyen sejtető módon hívja fel a célcsoport figyelmét az eseményre. A meghívó tartalmi és formai elemeinek fontos követelménye a játékosság és a feltűnés.

A meghívónak mindenképpen tartalmaznia kell a következő adatokat: pontos helyszín, odajutási lehetőség, pontos dátum és időpont, pontos program, részvételi díjak, kedvezmények, van-e kapcsolt program, kiállítási vagy szponzorálási lehetőség. Kényes kérdés a megszólítás, hiszen magyar megfelelő híján gyakran angol pozíciók mellett nem mindig mutat jól az „úr”, illetve az „úrhölgy” megszólítás. Nem szerencsés például egy channel consultant úrhölgy kifejezés, ezért ilyenkor érdemes elfelejteni a régi gyakorlatot, és alkalmazkodni a kor hozta lehetőségekhez. Ettől a levél hangneme még ugyanúgy maradhat hivatalos és tisztelettudó.

Az esemény lebonyolítása után nagyon hasznos, ha néhány nappal később a szervező megkérdezi a jelenlévők véleményét. Fontos, hogy ne halasszuk sokat, és érdemes minden részletre rákérdezni, hiszen ezeket az információkat a következő alkalommal kiválóan fel lehet használni.

Nemrégiben zajlott a III. DM szeminárium és workshop. Az ezt beharangozó kampány – melyet a Bell Telemarketing bonyolított le – egyik méltó példája a hatékony meghívásnak és az egységes koncepció kommunikálásának.

A kampány sikerének egyik fő tényezője a Bell Telemarketing figyelemfelkeltő, kreatív ötlete volt, amelyre az egész koncepció épült.

Mivel a szemináriumon az innovatív BTL-eszközökről esett szó, ehhez igazodott a kampány összes vizuális és tartalmi eleme. A rendezvény logója, a szeminárium mottója: „A BTL új hajtásai”, a meghívási kampány egyéb ötletei mind a fejlődő növény–innovatív ágazat analógiát használták. A játék kedvéért a logóban szereplő növény a Herba Sub Lenia nevet kapta, ami a vonal alatti növény latinos fordítása. A kreatív ötlet az egész meghívási kampányon végigvonult, és a szemináriumon is visszaköszönt. „Fokozatosan adagoltuk a célcsoportnak az információkat” – jellemzi a koncepciót Horváth Odett.

A célcsoport „étvágygerjesztőként” egy teaser e-mailt kapott, ami pusztán felhívta a figyelmet a szemináriumra, valamint egy link vezetett át egy erre a célra kialakított kampányspecifikus mikrosite-ra. Itt már nagyjából kiderült, mi fog történni.

A teaser kampányt direkt mail követte, ami harsány színeivel, a hajtásmotívumokkal és a fejlődő növény–innovatív ágazat analógia jegyében mellékelt vetőmag és virágföld miatt önmagában is figyelemfelkeltő volt. A meghívás végül sikeres volt, és végül közel százan vettek részt a rendezvényen.

A hatékony meghívási kampány egyik legfontosabb része, hogy a célcsoport a lehető legkönnyebben tudjon reagálni a meghívásra. Erre a rendezvényre a médiumokban kommunikált információs vonalon, e-mailben és a mikrosite-on lehetett jelentkezni. Akik nem jeleztek vissza, azokat telemarketing eszközök segítségével lekövették, és az érdeklődőket regisztrálták. Ez azért volt hatékony megoldás, mert a különböző csatornákon beérkezett információ egy közös adatbázisba került, így egyszerűen nyomon lehetett követni a regisztráltakat, és manuális beavatkozás nélkül csak olyanokat hívtak fel, akik még nem jelentkeztek.

A rendezvény pozitív mérlegéhez az is hozzájárult, hogy néhány nappal később a szervezők köszönetet mondtak a konferencia résztvevőinek: kreatív módon egy virtuális igazolást küldtek a résztvevőknek, melyben tudatták, hogy a tanfolyamon sikeresen helytálltak, és megtanulták a BTL-növény ápolásának minden fortélyát.

hirdetés

kapcsolódó linkek

Ha hozzá kíván szólni, jelentkezzen be!
 
hirdetés
hirdetés

Eleve szűkített tartalmat érnek el a gyerekek, amit a szülők tovább korlátozhatnak, ahogy az előtte töltött időt is.

Az ad_apt néven induló új részleg kifejezetten adaptációs, lokalizációs munkákra szakosodott.

Fonay Gergely felügyeli majd az Auchan Korzók brand márkafrissítését is.

Progressive Reklámügynökség kutatást végzett a hirdetők marketingmunkatársai körében azzal kapcsolatban, hogy a járvány miként változtatta meg a reklámügynökségekkel kapcsolatos elvárásokat.

Például Cserhalmi György, Ascher Tamás, Udvaros Dorottya, Alföldi Róbert, Mácsai Pál és Péterfy Bori.

Hetedik alkalommal rendezzzük meg content marketing versenyünket, amelyre most megújult kategóriarendszerben jelentkezhetnek az ügynökségek, médiumok és a megbízói oldal képviselői az elmúlt év legjobb tartalomalapú marketingmegoldásaival.

Bemutatjuk a GyártásTrend első, letölthető online webinárját! #FACTORY Insight - II. rész: Autóipari technológiák. A szakmai anyag egy hónapig elérhető!

A Kreatív második alkalommal hirdeti meg az Influt, a közösségi márkavezérek versenyét, melyre az elmúlt év legjobb, influencerek bevonásával készített marketing-, PR- és kommunikációs kampányait és aktivitásait várjuk.

Magyarország egyik legrangosabb kreatív reklámversenye, nemzetközi kreatívigazgatók és szakújságírok a zsűriben! M+Listán pontszerzés. Végső nevezési határidő: 2020. július 31.

Mentes-M Díj 2020-ban is! Idén is keressük a legkiemelkedőbb minőségű mentes termékeket hazánkban! Nevezési határidő: 2020 augusztus 31.

A HRKOMM Award célja, hogy díjazza a Magyarországon futó, munkáltatói tevékenységhez kötődő különféle kampányokat, kommunikációs aktivitásokat. Pontszerzés a PR Toplistán! Nevezési határidő: 2020. szeptember 4.

hirdetés
hirdetés